21 Fevereiro 2024
OCP PORTUGAL
OCP PORTUGAL
A OCP comercializa e distribui produtos farmacêuticos em todo o território nacional. Com seis centros de distribuição, conta com mais de 1900 clientes, o que corresponde a cerca de 2500 entregas diárias. Após a crise financeira de 2008 e alterações legislativas ocorridas na última década e meia no estatuto do medicamento, o setor farmacêutico viu-se na necessidade de se reinventar. A informação passou a ser um ativo ainda mais valioso para tomadas de decisão rápidas e precisas. A OCP Portugal implementou processos que garantem a recolha, análise e distribuição de informação tratada dentro da organização. De forma a tornar a empresa mais disruptiva, eficiente e competitiva, a OCP escolheu a BI4ALL para implementar uma solução de Data Analytics e assim ter este recurso agregado, acessível e exato.
No passado, o processo de acesso à informação era moroso, centralizado e gerador de muitas ineficiências. Como tal, a solução desenvolvida passou a ser crucial para uma tomada de decisão mais ágil e um acesso mais rápido, preciso e facilitado à informação.
“Não é de admirar que a solução final seja um sucesso, pois está alinhada com as necessidades e expetativas criadas e, sobretudo, é uma ferramenta indispensável à gestão diária do negócio, proporcionando a obtenção rápida e fiável de relatórios e indicadores de gestão”, reconhece António Sá, Diretor de Sistemas de Informação.
A Empresa
A OCP Portugal é uma empresa de comercialização e distribuição de produtos farmacêuticos, de cosmética, perfumaria, dietética, medicina natural, dispositivos médicos, acessórios para farmácia e matérias-primas relacionadas.
Com sede e administração localizadas na cidade da Maia, a OCP Portugal resulta da integração de dez empresas do setor da distribuição farmacêutica e associa a experiência nacional ao conhecimento internacional do grupo do qual faz parte desde 1991, a McKesson Europe, sendo totalmente gerida por uma equipa portuguesa.
Sendo um elo de ligação entre a indústria farmacêutica e as farmácias, distribui 21 mil referências de produtos, tendo por isso um papel fundamental na garantia do acesso ao medicamento e aos cuidados de saúde.
O Desafio
Além da necessidade crescente de reporting e análises para consumo interno e envio ao grupo McKesson, a transformação do modelo tradicional para novos modelos de negócio, que ocorreu após a crise financeira de 2008 e alterações legislativas, obrigou a armazenar, tratar e obter insights dos diversos dados, incluindo os indicadores de gestão, o que até à data não acontecia.
Havia assim a necessidade de ter a informação disponível e previamente tratada num único repositório de dados e, claro, de agilizar o acesso aos dados de forma fácil, dinâmica e flexível através de ferramentas de Data Analytics.
Assim, na implementação da solução foram abrangidos os departamentos de IT, Sales, Customer Service, Procurement, Supply Chain, Operations, Finance e Controlling e houve uma clara envolvência dos utilizadores chave de cada uma das áreas desde o primeiro minuto, sendo o seu comprometimento para o desenvolvimento da solução final uma constante ao longo do projeto fazendo com que a solução seja um sucesso pois está totalmente alinhada com as necessidades e expectativas criadas, tornando-se essencial para a gestão.
Antes da solução de Data Analytics, quando era necessário desenvolver relatórios e listagens, eram pedidos de forma casuística e ad-hoc ao departamento de IT, ficando o negócio dependente da disponibilidade destes para a extração da informação dos seus sistemas de backend. Era, portanto, um processo moroso, pouco fiável e gerador de muitas ineficiências.
António Sá refere que o principal desafio era “implementar um sistema de suporte à decisão com informação fiável, verdadeira e atualizada que permitisse ao negócio total autonomia na sua consulta, extração e manuseamento, reduzindo ou mesmo eliminando a dependência da equipa de IT”.
Tomada de decisões mais eficiente, ágil e fidedigna
A OCP Portugal ficou dotada de uma ferramenta que auxilia os seus decisores na tomada de decisões estratégicas, de gestão e operacionais. A solução responde aos requisitos dos diferentes níveis organizacionais, proporcionando às equipas mecanismos de reporting e indicadores que são indispensáveis à atual relação comercial existente com os seus parceiros.
Sendo o setor farmacêutico exigente e competitivo, António Sá refere que o conhecimento em data analytics e a forma de arquitetar um sistema de Business Intelligence que traga vantagens competitivas para a organização são o ponto forte deste tipo de parcerias. “A experiência que tivemos na implementação do projeto de Data Analytics com a ajuda da BI4ALL foi muito positiva, pelo que recomendo os seus serviços a outras organizações. O conhecimento que trazem do mundo do Data Analytics permitiu à OCP Portugal evoluir nos modelos de gestão da informação e crescer no conhecimento tecnológico do próprio negócio”.
As soluções tecnológicas permitiram às várias equipas no terreno implementar modelos operativos condizentes com as necessidades de informação dos seus clientes e parceiros, proporcionando ganhos de competitividade e autonomia que não existiam até à data. Com a solução implementada, foi ainda possível medir vários processos na organização, incrementar ganhos de produtividade e reduzir ineficiências decorrentes de algumas tarefas operacionais.
Benefícios para toda a organização
Os benefícios obtidos pela solução de Data Analytics implementada foram vários e trouxeram um aumento da competitividade, eficiência e rentabilidade a toda a empresa.
Havia ainda uma necessidade de disponibilizar informação fiável, atualizada e online ao cliente. “Se até há algum tempo isso era uma vantagem competitiva, hoje o acesso do cliente à informação classificada, tratada e agrupada presente nos nossos sistemas internos e relevante para o negócio do cliente é uma commodity sem a qual a parceria já não se concretizaria, seguramente, de igual forma. Esta lógica apresentada ao cliente final traduz-se de igual forma nos colaboradores da OCP Portugal. Estes são os primeiros consumidores da informação gerada pela solução desenvolvida. Sem esta ferramenta, o envolvimento e o compromisso dos nossos clientes e como consequência os resultados financeiros da companhia seriam afetados”, afirma António Sá.
Por isso, explica como o balanço é francamente positivo: “A BI4ALL, como conhecedora das melhores práticas de gestão deste tipo de projetos, da tecnologia a aplicar, alinhada com uma forte gestão de expetativas e de projeto do lado da OCP Portugal, contribuiu para que o resultado final da equação seja francamente positivo e encorajador, com aplicabilidade em futuros projetos”.
O Futuro
Sobre o futuro, o responsável adianta que pretendem continuar a reforçar a solução existente e evoluir para outras áreas da organização. Além do mais, o tema da inteligência artificial e machine learning estão neste momento em avaliação em temas cirúrgicos dentro da organização.
A BI4ALL passou assim a ter um papel crucial na definição e clarificação do roadmap de analytics na organização, uma vez que empresa conhece a OCP, as pessoas, os sistemas e tudo aquilo que pretendem alcançar com uma melhor gestão da informação. “O papel da BI4ALL é crítico na medida em que consegue efetuar a ponte entre o negócio e a tecnologia, proporcionando-nos a construção de soluções que potenciam a criação de valor para a OCP Portugal”, menciona António Sá, que acredita que trabalhar com uma empresa especializada em Data Analytics como a BI4ALL permitiu compreender as necessidades, os desafios e os problemas, de forma a desenvolver uma solução adaptada à organização.
Testemunhos
"Trabalhar com os decisores, técnicos e especialistas da BI4ALL foi muito fácil, motivador e sobretudo intelectualmente enriquecedor, tanto para a equipa de IT da OCP Portugal como para o key users do projeto. De forma resumida, permitiram alcançar os objetivos propostos, com reduzida dor, mantendo sempre alinhadas as expectativas dos utilizadores."
António Sá
Diretor de Sistemas de Informação
"A experiência que tivemos na implementação do projeto de Data Analytics com a ajuda da BI4ALL foi muito positiva, pelo que recomendo os seus serviços a outras organizações. O conhecimento que trazem do mundo do Data Analytics permitiu à OCP Portugal evoluir nos modelos de gestão da informação e crescer no conhecimento tecnológico do próprio negócio."
António Sá
Diretor de Sistemas de Informação
