Unternehmen verlangen schnelle Lieferungen und immer ausgefeiltere Dashboards, so dass die Dokumentation oft vernachlässigt wird. Die Vernachlässigung dieses Schritts kann jedoch die Skalierbarkeit, die Wartung und sogar die Zuverlässigkeit der Analysen beeinträchtigen.

Im Hinblick auf Power BI-Modelle – die Daten strukturieren und Geschäftsregeln durch Berichte definieren – ist die Dokumentation ebenso strategisch wie die Entwicklung. In diesem Artikel zeigen wir, warum die Dokumentation ein integraler Bestandteil eines jeden Power BI-Projekts sein sollte und wie sie den Unterschied zum langfristigen Erfolg ausmacht.

Die Dokumentation in technologischen Projekten ist daher unerlässlich, um Effizienz, Qualität und Projektkontinuität zu gewährleisten. Im Falle der semantischen Modelle von Power BI ist dies keine Ausnahme.

Warum sollten wir unsere Modelle dokumentieren?

Die Dokumentation von Modellen in Power BI ist nicht nur eine gute Praxis, sondern auch eine betriebliche Notwendigkeit.

Wir können mehrere Gründe aufzählen, aber wir halten die folgenden für die wichtigsten:

• Leichter zu verstehen:

Eine detaillierte Dokumentation hilft den Benutzern zu verstehen, wie das Modell funktioniert, einschließlich der durchgeführten Transformationen, Berechnungen und Beziehungen zwischen den Daten.

• Fördert die Konsistenz: 

Mit einer klaren Dokumentation kann das gesamte Team bei der Erstellung von Vorlagen und Berichten dieselben Regeln befolgen, wodurch sichergestellt wird, dass die Ergebnisse konsistent sind.

• Unterstützt die Wartung:

Gut dokumentierte Modelle sind leichter zu pflegen, zu ändern oder zu aktualisieren, da die Dokumentation als Leitfaden für die Verknüpfung der Daten untereinander dient.

• Begünstigt die Zusammenarbeit:

Die Dokumentation ermöglicht es verschiedenen Teams oder Benutzern, effektiv zusammenzuarbeiten und Modelle gemeinsam zu nutzen und wiederzuverwenden, so dass weniger Zeit mit dem Versuch verschwendet wird, die Logik der Modelle selbst zu verstehen.

Verbessert die Datenqualität:

Wenn Sie dokumentieren, wie die Modelle aufgebaut sind und welche Berechnungen angewandt werden, können Sie sicherstellen, dass die in den Berichten dargestellten Daten genau, zuverlässig und transparent sind.

In zunehmendem Maße ist die Dokumentation eine entscheidende Komponente für den Erfolg eines Modells oder Berichts. Wie oft haben Ihre Benutzer die Metriken in Ihren Berichten in Frage gestellt? Oder wie oft haben Sie das Gefühl, dass Ihre Benutzer Ihre Modelle einfach nicht kennen, was die Einführung von Self-Service-BI-Praktiken erschwert? Und wie oft haben Sie ein Modell geerbt, zu dem es keine Dokumentation gibt, die erklärt, was gemacht wurde und warum?

Im Oktober 2024 führte Microsoft in seinem monatlichen Update eine Reihe neuer Funktionen ein: die INFO.VIEW-Funktionen. Mit diesen Funktionen können Sie Metadaten direkt aus Ihrem Modell abrufen und so die Tür zu einer dynamischen Selbstdokumentation öffnen.

Durch die Verwendung dieser Funktionen zur Erstellung von berechneten Tabellen im Modell selbst wird sichergestellt, dass die Dokumentation alle vorgenommenen Änderungen verfolgt: Hinzufügen neuer Tabellen, Ändern von Beziehungen, Erstellen von Kennzahlen, berechneten Spalten und so weiter. Alles wird nach jeder Aktualisierung automatisch reflektiert.

Wie wurden die Funktionen von INFO.VIEW angewendet?

Vor dem Hintergrund dieser immer wiederkehrenden Herausforderung hat das Power BI-Team von BI4ALL diese Funktionen genutzt, um einen einfachen und effektiven Prozess zur Implementierung einer automatischen Dokumentationslösung zu schaffen, der es ermöglicht, die wichtigsten Informationen zu den folgenden Elementen übersichtlich und sofort zu visualisieren:

• Tabellen
• Säulen
• Metriken
• Verknüpfungen
• Berechnete Objekte

Auf diese Weise können wir jedes semantische Power BI-Modell nehmen und schnell eine zweiseitige Ausgabe mit den wichtigsten Details des Modells präsentieren.

Die wichtigsten Vorteile

Die Einführung dieses Ansatzes bringt sofortige und langfristige Vorteile:

• Schnelle Implementierung:

Einfache Anwendung der Lösung auf jedes Power BI-Modell

• Detailgenauigkeit der dargestellten Informationen:

Die Details, die das Modell liefert, sind für die Benutzer relevant, um das Modell zu verstehen.

• Personalisierung:

Das Layout kann leicht an die visuelle Identität des jeweiligen Kunden angepasst werden

• Kontinuierliche Aktualisierung:

Alle Änderungen an der Vorlage werden bei der nächsten Aktualisierung automatisch dokumentiert.

• Transparenz und Vertrauen:

Alle Benutzer können die Details der Modelle sehen und sie so besser verstehen. Indem die Details der Modelle für alle Nutzer sichtbar gemacht werden, können sie die Daten besser verstehen und ihnen mehr Vertrauen entgegenbringen, während gleichzeitig eine autonomere Nutzung des Tools gefördert wird.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Dokumentation in IT-Projekten, insbesondere in semantischen Modellen von Power BI, nicht nur ein optionaler Schritt ist: Sie ist ein wesentlicher Bestandteil, um die Effizienz, Qualität und Kontinuität von Projekten zu gewährleisten. Durch die Dokumentation können wir das Verständnis, die Konsistenz, die Wartung, die Zusammenarbeit und die Qualität von Daten und Modellen fördern.

Mit den Funktionalitäten von INFO.VIEW ist es möglich, eine kontinuierliche und aktuelle Selbstdokumentation der wichtigsten Elemente eines Modells zu erhalten. Dies ermöglicht die Implementierung einer schnellen, detaillierten, maßgeschneiderten und transparenten Lösung, die allen Nutzern zugute kommt und eine effizientere und kooperativere Arbeitsumgebung schafft.

Mit der Umsetzung dieser Lösung machen wir einen wichtigen Schritt hin zu einem robusteren, zugänglicheren und zuverlässigeren Datenökosystem.

Referenzen:

https://learn.microsoft.com/en-us/dax/info-functions-dax

https://powerbi.microsoft.com/en-us/blog/power-bi-october-2024-feature-summary/#post-28196-_Toc179458536