As empresas pedem entregas rápidas e dashboards cada vez mais sofisticados, por isso, muitas vezes, a documentação costuma ser deixada de lado. Mas negligenciar este passo pode comprometer a escalabilidade, a manutenção e até mesmo a confiabilidade das análises.

No caso dos modelos de Power BI — que estruturam os dados e definem as regras de negócio através dos relatórios — documentar é tão estratégico quanto desenvolver. Neste artigo, mostramos por que motivo a documentação deve ser parte integrante de qualquer projeto de Power BI e como faz a diferença no sucesso a longo prazo.

Assim, a documentação em projetos tecnológicos é essencial para garantir a eficiência, a qualidade e a continuidade dos projetos. No caso dos modelos semânticos do Power BI isto não pode ser exceção.

Porque devemos documentar os modelos?

Documentar os modelos no Power BI não é só uma boa prática, como também é uma necessidade operacional.

Podemos enumerar diversas razões, mas identificamos como mais cruciais as seguintes:

• Facilita a compreensão:

A documentação detalhada ajuda os utilizadores a entenderem como o modelo funciona, incluindo as transformações efetuadas, cálculos e relações entre os dados.

• Promove a consistência:

Com uma documentação clara, toda a equipa pode seguir as mesmas regras ao criar modelos e relatórios, garantindo que os resultados são consistentes.

• Apoia a manutenção:

Modelos bem documentados são mais fáceis de manter, modificar ou atualizar, pois a documentação serve de guia sobre como os dados estão interligados.

• Promove a colaboração:

A documentação permite que diferentes equipas ou utilizadores colaborem de forma eficaz, partilhando e reutilizando os modelos, fazendo com que haja menos desperdício de tempo a tentar entender a lógica dos modelos em si.

• Melhora a qualidade dos dados:

Documentar como os modelos são construídos e quais os cálculos aplicados ajuda a garantir que os dados apresentados nos relatórios são precisos, confiáveis e transparentes.

Cada vez mais a documentação é um componente vital para o sucesso de qualquer modelo ou relatório. Quantas vezes os seus utilizadores já questionaram as métricas dos seus relatórios? Ou quantas vezes já sentiu que os seus utilizadores simplesmente não conhecem os seus modelos, o que dificulta a adoção de práticas de self-service BI? E quantas vezes herdou um modelo sem qualquer documentação associada ao que foi desenvolvido, não explicando o que foi feito e porquê?

A Microsoft lançou em em outubro de  2024, um conjunto de novas funcionalidades no seu update mensal: as funções INFO.VIEW. Estas funções permitem obter metadata diretamente do seu modelo, abrindo portas a uma abordagem de auto-documentação dinâmica.

O uso destas funções para criar tabelas calculadas no próprio modelo garante que a documentação acompanha todas as alterações feitas: adição de novas tabelas, alterações em relações, criação de medidas, colunas calculadas, entre outros. Tudo é refletido automaticamente após cada refresh.

Como foram aplicadas as funções INFO.VIEW?

A pensar neste desafio recorrente, a equipa de Power BI da BI4ALL explorou estas funções de modo a criar um processo simples e eficaz para implementar uma solução de documentação automática, permitindo visualizar de forma clara e imediata as principais informações sobre os seguintes elementos:

• Tabelas
• Colunas
• Métricas
• Relações
• Objetos calculados

Deste modo conseguimos pegar em qualquer modelo semântico do Power BI e rapidamente apresentar um output em 2 páginas com os principais detalhes do modelo.

Principais Benefícios

A adoção desta abordagem traz ganhos imediatos e de longo prazo:

• Rapidez de Implementação:

Facilidade de aplicar a solução a qualquer modelo Power BI

• Detalhe na informação apresentada:

Os detalhes que o modelo fornece são relevantes para os utilizadores entenderem o modelo

• Personalização:

O layout pode ser facilmente adaptado à identidade visual de cada cliente

• Atualização contínua:

Qualquer alteração no modelo será automaticamente documentada no refresh seguinte.

• Transparência e confiança:

Todos os utilizadores conseguem ver os detalhes dos modelos e deste modo entendê-los melhor. Ao ser visível para todos os utilizadores os detalhes dos modelos, os mesmo conseguem ter um melhor entendimento e uma maior confiança nos dados, promovendo também o uso mais autonómo da ferramenta.

Conclusão

Em resumo, a documentação em projetos de IT, especialmente nos modelos semânticos do Power BI, não é apenas uma etapa opcional: é uma componente essencial para garantir a eficiência, qualidade e continuidade dos projetos. É através da documentação que conseguimos promover a compreensão, a consistência, a manutenção, a colaboração e a qualidade dos dados e modelos.

Com as funcionalidades das INFO.VIEW é possível uma auto documentação contínua e atualizada dos principais elementos de um modelo. Com isso é possível implementar uma solução rápida, detalhada, customizada, e transparente, beneficiando todos os utilizadores e criando um ambiente de trabalho mais eficiente e colaborativo.

Ao implementar esta solução, estamos a dar um passo importante para um ecossistema de dados mais robusto, acessível e confiável.

Referências:

https://learn.microsoft.com/en-us/dax/info-functions-dax

https://powerbi.microsoft.com/en-us/blog/power-bi-october-2024-feature-summary/#post-28196-_Toc179458536