2 Juli 2024
Lipor: Eliminiert Papier im SIADAP und gewinnt an Effizienz mit der digitalen Lösung von BI4ALL
Lipor: Eliminiert Papier im SIADAP und gewinnt an Effizienz mit der digitalen Lösung von BI4ALL
Das Unternehmen
LIPOR ist die Organisation, die für die Verwaltung, Verwertung und Behandlung der Siedlungsabfälle der angeschlossenen Gemeinden Espinho, Gondomar, Maia, Matosinhos, Porto, Póvoa de Varzim, Valongo und Vila do Conde zuständig ist.
LIPOR behandelt jährlich rund 500.000 Tonnen Siedlungsabfälle, die von 1 Million Einwohnern produziert werden. Basierend auf modernen Konzepten der Siedlungsabfallwirtschaft hat LIPOR eine integrierte Strategie für die Rückgewinnung, Behandlung und Einschluss von Siedlungsabfällen entwickelt, die auf drei Hauptkomponenten beruht: mehr stoffliche Verwertung, organische Verwertung und Energierückgewinnung. Ergänzt wird diese Strategie durch eine Deponie, auf der abgelehnte und andere vorbehandelte Abfälle abgelagert werden.
LIPOR geht eindeutig davon aus, dass die Abfallbewirtschaftung unter dem Gesichtspunkt der Ressourcennutzung erfolgt, und unternimmt daher alle Anstrengungen, um die bestmögliche Verwertung zu gewährleisten. Dieser Ansatz basiert auf einem kreislauforientierten Geschäftsmodell und wird durch Projekte unterstützt, die kreislauforientierte Unterstützungspraktiken demonstrieren. Die Maßnahmen der Organisation ermöglichen es ihr, eine Position zu konsolidieren, die auf der Wertschöpfung im Produktionszyklus basiert und durch die Wiedereinführung von „Abfall“ als „Ressource“ in die Wertschöpfungskette gekennzeichnet ist.
Auf nationaler Ebene zielt LIPOR darauf ab, die Kreislaufwirtschaft durch den Austausch neuer Strategien und die Suche nach effizienteren Lösungen zu fördern.
Die Herausforderung
LIPOR wollte zwei wichtige Prozesse in der Personalabteilung papierlos gestalten: die Personaleinstellung und die Mitarbeiterbeurteilung.
SIADAP, das integrierte Leistungsmanagement- und Beurteilungssystem der öffentlichen Verwaltung, ist ein papierintensiver Prozess, der dazu führte, dass die Personalabteilung häufig den Überblick über den Prozess verlor, da sie nicht wusste, welche Mitarbeiter die Zielvereinbarung, das Beurteilungsgespräch oder die Beurteilung selbst erhalten hatten. Darüber hinaus wollte LIPOR zusätzliche Informationen sammeln.
„Da wir gesetzlich verpflichtet sind, SIADAP durchzuführen, werden wir versuchen, mehr über unsere Mitarbeiter zu erfahren: welche Fähigkeiten sie haben, wie sie die individuellen und organisatorischen Ziele erreichen und welchen Beitrag sie zum Unternehmen leisten“, erklärt Cláudia Pacheco, Leiterin der Personalabteilung.
Ergebnisse
Die Digitalisierung des Prozesses, die Verwaltung der verschiedenen Beurteilungsverfahren im Zusammenhang mit den Prozessen SIADAP 2 und 3, die Phasen und die damit verbundenen Daten, die Erstellung und digitale Unterzeichnung der Protokolle sowie die Alarmmeldungen zu den verschiedenen Phasen des Prozesses sind einige der Vorteile, die sich daraus ergeben.
Ihrer Meinung nach „gibt es keinen zusätzlichen Bearbeitungsaufwand, weil es einfach und benutzerfreundlich ist und LIPOR es geschafft hat, den gesamten Prozess in Bezug auf den Verwaltungsaufwand zu vereinfachen. Im Moment gibt es kein einziges Blatt Papier, weil alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrem Beruf, das Beurteilungsformular auf einem Tablet unterschreiben, was nicht sehr teuer war.“
Sie unterschreiben und haben gleichzeitig Zugriff auf ihre individuellen Ziele im Mitarbeiterportal. „Jeder ist dafür verantwortlich, seine Beurteilung zu sehen und zu wissen, was in seinem SIADAP passiert, nicht zuletzt, weil es auch seine berufliche Entwicklung betrifft“.
Die Rekrutierung
Natürlich war die Rekrutierung auch eine gesetzliche Anforderung, die mit der neuen Verordnung so weit wie möglich automatisiert werden sollte. „Obwohl sich das Projekt noch in der Umsetzungsphase befindet, haben wir bereits zwei große Vorteile in der Zusammenarbeit mit BI4ALL gesehen. Erstens sind sie immer offen für Vorschläge und zweitens haben wir uns von den Excel-Tabellen verabschiedet“, sagt Cláudia Pacheco.
Mit der neuen Lösung ist es weiterhin möglich, sich für Wettbewerbe zu bewerben, ohne sich registrieren zu müssen. Es wurde ein direkter Link eingerichtet, über den der Kandidat seine Bewerbung bis zum Ablauf der gesetzlichen Frist ändern kann. Dadurch werden die Verwaltung einer Datenbank und doppelte Bewerbungen im Rahmen der Datenschutzverordnung vermieden.
Es ist auch möglich, die verschiedenen Rekrutierungsprozesse, die Veröffentlichung von Anzeigen auf der LIPOR-Website, den Empfang von Bewerbungen und den damit verbundenen Dokumenten sowie die Erstellung und digitale Unterzeichnung von Protokollen und Benachrichtigungen an alle Bewerber zu verwalten. Darüber hinaus werden alle Bewerbungsdaten zentral erfasst, so dass manuelle Bewerbungen, die per Post oder E-Mail eingehen, eingegeben werden können.
„Das bedeutet, dass LIPOR keine Dokumente hochladen und an die Jurymitglieder senden muss, da diese auf dieselbe Plattform zugreifen können, um den Prozess zu verwalten und die erforderlichen Bewertungen und Bearbeitungen vorzunehmen“, fügt der Befragte hinzu.
Die Zukunft
Cláudia Pacheco glaubt, dass die Personalabteilung in naher Zukunft in der Lage sein wird, einen weiteren Mehrwert zu erzielen, nämlich „die Tests online durchzuführen und die Bewerber zu benachrichtigen. Was die Dauer des Prozesses angeht, so haben wir auf der alten Plattform etwa vier Arbeitstage gebraucht, um hundert Bewerber herunterzuladen. Mit der neuen Plattform brauchen wir nicht zu warten, weil die Ergebnisse sofort da sind und wir sofort sagen können, ob der Bewerber zugelassen oder ausgeschlossen wird. Die vier Tage, die ein leitender Techniker mit dem Herunterladen verbrachte, waren eine enorme Zeitersparnis für den Prozess.“
