2 Julho 2024
Lipor: Elimina papel no SIADAP e ganha eficiência com solução digital da BI4ALL
Lipor: Elimina papel no SIADAP e ganha eficiência com solução digital da BI4ALL
A Empresa
A LIPOR é a entidade responsável pela gestão, valorização e tratamento dos resíduos urbanos produzidos pelos Municípios associados: Espinho, Gondomar, Maia, Matosinhos, Porto, Póvoa de Varzim, Valongo e Vila do Conde.
A LIPOR trata anualmente cerca de 500 mil toneladas de resíduos urbanos produzidos por 1 milhão de habitantes. Sustentada nos modernos conceitos de gestão de RU, a LIPOR desenvolveu uma estratégia integrada de valorização, tratamento e confinamento dos RU, baseada em três componentes principais: Valorização Multimaterial, Valorização Orgânica e Valorização Energética, complementadas por um Aterro Sanitário para receção dos rejeitados e de resíduos previamente preparados. Ao assumir de forma clara que a gestão de resíduos é realizada na ótica do recurso, a LIPOR firma todos os esforços na sua valorização mais adequada, abordagem esta que tem por base a projeção de um modelo circular de negócios, e é sustentada por projetos demonstrativos das práticas circulares de suporte. A atuação da Organização permite consolidar um posicionamento que se preconiza pela criação de valor no ciclo produtivo, caracterizado pela reintrodução do “resíduo” como “recurso” na cadeia de valor. A nível nacional, a LIPOR pretende ser impulsionadora da Economia Circular, através da partilha de novas estratégias e procura de soluções mais eficazes.
O Desafio
A Lipor queria desmaterializar dois grandes processos da divisão de Recursos Humanos: o recrutamento e avaliação dos colaboradores.
O SIADAP, sistema integrado de gestão e avaliação do desempenho na Administração Pública, é um processo que envolve uma quantidade muito grande de papel, o que fazia com que a divisão de Recursos Humanos perdesse frequentemente a visão do processo ao não saber os colaboradores que têm os objetivos definidos, a reunião de monitorização ou a própria avaliação feita.
Além disso, a Lipor queria recolher alguma informação adicional.“Já que a lei nos obriga a fazer o SIADAP, vamos tentar saber mais sobre os nossos trabalhadores: que competências têm, como estão a cumprir os objetivos individuais e da organização, de que forma estão a contribuir para a empresa”, começa por explicar Cláudia Pacheco, Chefe de Divisão de Recursos Humanos.
A Solução
Com os objetivos muito bem definidos e o foco na digitalização dos atuais processos de recrutamento e avaliação dos colaboradores, surge o trabalho com a BI4ALL, “que apresentou um projeto muito à medida e na ótica do SIADAP. Aliás fizemos um piloto com uma área e um dos colegas dizia que era a melhor aplicação em termos de SIADAP que tivemos até hoje”, afirma a responsável.
A BI4ALL desenvolveu assim uma aplicação informática de RH, o HROps, para os módulos de recrutamento e avaliação de desempenho na administração pública – SIADAP 2 e 3.
A solução implementada inclui a ferramenta analytics que permite aos Recursos Humanos analisar e monitorizar, operacional e estrategicamente, todo o lifecycle do colaborador na LIPOR.
Os resultados
A digitalização do processo, a gestão dos diferentes workflows de avaliação referentes aos processos SIADAP 2 e 3, as etapas e os dados associados, a emissão e a assinatura digital das atas, bem como os alertas relativos às diferentes fases do processo foram alguns dos benefícios obtidos.
De acordo com a responsável, “não tem tramitação a mais, pois está simples, fácil de usar e a Lipor conseguiu desta forma simplificar todo o processo em termos de carga administrativa. Neste momento, não existe uma única folha, porque todos os trabalhadores independentemente da categoria profissional fazem a sua assinatura da ficha de avaliação num tablet, ou seja, em algo que não foi muito dispendioso”.
Assinam e, ao mesmo tempo, no Portal do Colaborador têm acesso aos seus objetivos individuais. “Cada um é responsável por ver a sua avaliação e o que está acontecer no seu SIADAP, até porque também implica na evolução da carreira”.
Naturalmente também surgiu por imposição legal o recrutamento que com a nova portaria tem de estar o mais informatizado possível. “Embora esse projeto ainda esteja a ser implementado, já verificamos duas grandes vantagens de ter trabalhado com a BI4ALL. Primeiro estão sempre abertos a sugestões e depois acabamos com as folhas de excel”, afirma Cláudia Pacheco.
Com a solução criada, as pessoas continuam a candidatar-se aos concursos sem necessitarem de fazer registos. Foi criado um link direto em que o candidato pode alterar a sua candidatura até ao fim do prazo legal. Com isto evita-se a gestão, no âmbito do RGPD, de uma base de dados e candidaturas duplicadas.
É ainda possível gerir os diferentes workflows de recrutamento, a publicação de anúncios no site da LIPOR e a receção de candidaturas e documentos associados a partir do anúncio publicado. Mas também a emissão e assinatura digital das atas e notificações a todos os candidatos.
Além disso, todos os dados das candidaturas estão centralizados, permitindo ainda a inserção de candidaturas manuais em caso de receção das mesmas por correio ou email. “Outra coisa que a aplicação também permite é dar acesso ao júri aos processos que lhe dizem respeito, ou seja, a Lipor não precisa de carregar documentos e enviar para o júri. Porque este tem acesso à mesma plataforma e assim consegue gerir e ver o que se passa com o processo e fazer a avaliação e a tramitação que tem de fazer”, acrescenta a entrevistada.
O Futuro
Cláudia Pacheco acredita que, num futuro próximo, a divisão de RH irá conseguir obter outras mais valias, “nomeadamente o fazer as provas online, a notificação dos candidatos que também é mais fácil. Em termos de tempo de processo, quanto ao recrutamento para fazer download de cem candidatos na antiga plataforma que tínhamos, demorávamos cerca de 4 dias de trabalho. Nesta plataforma demoramos zero, porque está lá direto e conseguimos logo fazer se o candidato é admitido ou excluído. 4 dias de um técnico superior a trabalhar em downloads foi um ganho muito grande em termos de tempo de processo.”
