O Power Automate é uma versátil plataforma de automação desenvolvida pela Microsoft e que permite que as organizações otimizem as suas operações.

A sua aplicação compreende um largo espetro de cenários, desde processos de aprovação, automação de documentos à integração com o Microsoft 365, a Power Platform ou o Azure.

Neste artigo, irei acompanhá-lo na automação do processo de envio de e-mails de cobrança aos clientes.

Ainda antes de iniciar o processo no Power Automate, preparei um par de views na base de dados SQL do sistema ERP que contém a informação sobre os pendentes dos clientes.

Estas views irão manter os dados sobre os clientes que têm valores pendentes em conta correntes e quanto deste valor está vencido. Também nestas views, constará a lista completa de documentos pendentes em conta corrente.

O fluxo Power Automate começa por solicitar a view dos clientes com valores vencidos em conta corrente, e uma vez que o sistema ERP é on-premisses, tiraremos partido da On-Premisses Gateway fornecida pela Microsoft, que tem de ser instalada antes da construção do fluxo.

^{Fig.1: Ação SQL Server Get Rows (V2)}

Agora que temos a lista de clientes e antes de começar a trabalhar a mesma, precisamos de inicializar uma variável que usaremos mais à frente no fluxo:

• Uma variável para guardar o e-mail ou e-mails a usar como destinatário.

De seguida, iremos percorrer a lista do clientes, olhando para aqueles que têm documentos vencidos em conta correntes e, para cada um destes, iremos percorrer a lista de documentos pendentes em conta corrente e recolher os que correspondem a cada cliente.

^{Fig.2:  Ação Apply to Each}

Nesta lista de Documentos Pendentes existem duas colunas de Data que são devolvidas num formato de Data e Hora, sendo que precisamos de o transformar num formato mais facilmente lido pelo destinatário. Assim, introduzimos alguns passos para transformar a Data e Hora em apenas Data.

• Recolher a resposta da ação SQL e interpretar (parse) a mesma.
• Converter a resposta em texto e remover a parte respeitante à Hora.
• Converter o resultado em JSON.

^{Fig.3:  Ações de Manipulação de Dados}

Com isto, podemos agora construir uma table em HTML com os documento pendentes em conta corrente.

À medida que nos aproximamos do final do nosso processo, é agora tempo de identificar o e-mail ou e-mails (dependendo dos requisitos) para os quais enviaremos os nossos pedidos de pagamento. Neste cenário, estamos a usar o Microsoft Dynamics 365 como CRM e os contactos têm de ser recolhidos nesse sistema. Para isso, iremos pedir ao Dynamics que nos dê os contactos de cada cliente que estamos a percorrer:

• Listar Contas, filtrando pelo atual número de conta no ERP.
• Listas Contactos, filtrando pela Conta acima recebida.
• Recolher os e-mails e adicionar os mesmo à variável que inicializámos no início.

^{Fig.4:  Percorrer contas e contactos}

Neste momento, já temos a lista de documentos pendentes em conta corrente e os e-mails para o destinatário. Vamos construir o e-mail:

• Colcar a variável no campo “Para”.
• Definir um bom Assunto.
• Escrever o Corpo do e-mail e inserir a tabela de pendentes e a assinatura de e-mail.

^{Fig.5:  Send an e-mail action}

E o resulta é um bonito e-mail, completamente automatizado e que pode ser agendado de acordo com qualquer requisito.

^{Fig.6:  Sent e-mail}

Caso tenha alguma pergunta ou necessite de apoio para introduzir automação nos processos, entre em contacto.