Power Automate ist eine vielseitige, von Microsoft entwickelte Automatisierungsplattform, die es Organisationen ermöglicht, ihre Abläufe zu optimieren.

Ihre Anwendung deckt eine breite Palette von Szenarien ab, von Genehmigungsprozessen und der Automatisierung von Dokumenten bis hin zur Integration mit Microsoft 365, Power Platform oder Azure.

In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie den Versand von Rechnungs-E-Mails an Ihre Kunden automatisieren können.

Bevor ich den Prozess in Power Automate starte, habe ich einige Views in der SQL-Datenbank des ERP-Systems vorbereitet, die Informationen über die ausstehenden Beträge der Kunden enthalten.

Diese Views werden Daten über Kunden speichern, die ausstehende Beträge auf ihrem laufenden Konto haben und wie viel davon überfällig ist. In diesen Views wird auch die vollständige Liste der ausstehenden Dokumente in den laufenden Konten angezeigt.

Der Power Automate-Ablauf beginnt mit der Abfrage der View von Kunden mit überfälligen Beträgen auf ihrem laufenden Konto. Da es sich bei dem ERP-System um ein On-Premises-System handelt, nutzen wir das von Microsoft bereitgestellte On-Premises Gateway, das vor der Erstellung des Ablaufs installiert werden muss.

^{Fig.1: Aktion SQL Server Get Rows (V2)}

Da wir nun die Liste der Kunden haben, müssen wir, bevor wir sie bearbeiten können, eine Variable initialisieren, die wir später im Ablauf verwenden werden:

• Eine Variable zum Speichern der E-Mail oder der E-Mails, die als Empfänger verwendet werden sollen.

Als Nächstes gehen wir die Liste der Kunden durch, um diejenigen zu finden, die überfällige Dokumente auf ihrem laufenden Konto haben, und für jeden dieser Kunden gehen wir die Liste der ausstehenden Dokumente auf den laufenden Konten durch und sammeln die Dokumente, die dem jeweiligen Kunden entsprechen.

^{Fig.2:  Aktion Apply to Each} 

In dieser Liste der ausstehenden Dokumente gibt es zwei Datumsspalten, die in einem Datums- und Uhrzeitformat zurückgegeben werden, und wir müssen sie in ein Format umwandeln, das für den Empfänger leichter zu lesen ist. Wir haben also ein paar Schritte eingeführt, um Datum und Uhrzeit in ein einfaches Datum zu verwandeln.

• Sammeln Sie die Antwort der SQL-Aktion und analysieren (parse) Sie sie.
• Konvertieren Sie die Antwort in Text und entfernen Sie den Uhzeitteil.
• Konvertieren Sie das Ergebnis in JSON.

^{Fig.3:  Aktionen zur Datenmanipulation}

Damit können wir nun eine HTML-Tabelle mit den ausstehenden Dokumenten in den laufenden Konten erstellen.

Da wir uns dem Ende unseres Prozesses nähern, ist es nun an der Zeit, die E-Mail oder die E-Mails (je nach Bedarf) zu identifizieren, an die wir unsere Zahlungsaufforderungen senden werden. In diesem Szenario verwenden wir Microsoft Dynamics 365 als CRM und die Kontakte müssen in diesem System gesammelt werden. Zu diesem Zweck bitten wir Dynamics, uns die Kontaktdaten jedes Kunden zu geben:

• Listen Sie die Konten auf und filtern Sie nach der aktuellen Kontonummer im ERP.
• Listen Sie die Kontakte auf und filtern Sie nach dem oben erhaltenen Konto.
• Sammeln Sie die E-Mails und fügen Sie sie der Variable hinzu, die wir am Anfang initialisiert haben.

^{Fig.4:  Konten und Kontakte durchgehen}

Wir haben jetzt die Liste der ausstehenden Dokumente in den laufenden Konten und die E-Mails an den Empfänger. Lassen Sie uns die E-Mail erstellen:

• Geben Sie die Variable in das Feld „An“ ein.
• Definieren Sie ein gutes Thema.
• Schreiben Sie den Text der E-Mail und fügen Sie die Tabelle der ausstehenden Dokumenten und die E-Mail-Signatur ein.

^{Fig.5:  Aktion Send an e-mail} 

Das Ergebnis ist eine schöne E-Mail, die vollständig automatisiert ist und je nach Anforderung geplant werden kann.

^{Fig.6:  Sent e-mail}

Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Einführung von Automatisierung in Ihren Prozessen benötigen, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf.